目前,很多企業對質量管理體系的了解比過去更深入,管理也越來越規范。內部審核是檢驗質量管理體系運行績效的有效方法,是推動持續改進的動力,因此,內審員的審核質量就顯得尤其重要。如何進行內部審核是很多管理者關心的問題,結合下面的要點,看看你的內審是不是在走形式。 

    一、首先,要對內部審核進行充分有效策劃:包括內審人員配置,制定審核計劃,檢查表設定。

    (1)內審人員配置

    選擇內審員應考慮如下:

    A.覆蓋面

    最好每個部門選派一至兩名,至少要生產部、品質部、技術部、管理部等主要部門相關人員參與,因為往往來自這些部門的審核人員管理系統意識比較強,可保證審核深度。同時要注意梯隊建設,避免人員流失造成無審核員可用。

    B.能力確認

    經過標準的系統培訓,并獲得資格認可。最好結合內審員培訓合格證書及內部認可流程(實習、考核、再培訓等),以提高審核技能。

    (2)審核計劃

    審核時機:避免一年一次的定式內審,宜根據體系成熟度,及是否有影響體系運行的重大變化來策劃審核的時機和頻次。

    審核計劃應在審核日前一周左右下發至被審核部門,讓被審核部門有合適的時間進行準備。所有需要審核的部門及管理層應在計劃中體現,最好地,審核的內容包括條款號也體現出來。

    審核時間要根據部門管理職責的復雜性合理安排,建議生產部、品質部及技術部等主要部門審核時間合計至少占全部時間的1/2。

    審核組長宜指派一名協調能力強,有較強的系統管理思維的人員(如品質主管等)擔當。

    為體現公正性,盡量避免審核員審自己職責負責的內容。

    (3)檢查表

    一個好的檢查表能很好地指導審核員尤其是剛從事審核沒多久的審核員進行審核。

    最好按部門而不按條款來編寫檢查表,這樣審核員更易把握審核也更順暢。

    編寫時注意不要遺漏過程和條款,一些共有的檢查點如質量目標、文件控制、記錄控制、能力意識培訓、糾防措施等在各部門審核表中都應體現。

    二、其次,審核過程控制。

    (1)內審員審核時要做到層次分明,把握審核重點,對關鍵問題要進行重點關注,避免走馬觀花,泛泛而談。

    (2)審核時多提開放式提問,對問題點進行充分溝通,除了印證符合性外,也尋求體系完善的輸入來源。

    (3)對上次內部或外部審核提出的問題在審核時宜進行必要的跟蹤。

    (4)交叉審核的必要性,如當遇到有些證據需要跨部門、跨功能組來確認時,不同審核組成員應溝通并將信息傳遞給對方去跟蹤。

    三、最后,內部審核結束后,要進行必要總結和負面問題的跟蹤關閉。

    (1)內部審核發現的負面問題要設定整改責任人和期限,并進行及時關閉。

    (2)擬定的糾正措施需針對發生問題的根本原因。

    (3)總結的目的:找到內審發現的系統問題和主要原因,從而提供給管理層進行評審是否進行優化資源配置、質量目標變更等。

     當然,管理層對內審工作的重視,很大程度決定了內審的成效,管理層應從制度上保證內審工作順利進行。有時,某些企業采用了一定的獎懲措施以支持內審工作,但要避免被審方因害怕審核采取抵制行為,影響證據的收集和判定。大家要明白:內部審核的目的是發現問題、改進問題從而推動質量管理體系的持續改進