湖南ISO三體系認(rèn)證應(yīng)該能夠反映一個(gè)組織質(zhì)量體系的系統(tǒng)特征，應(yīng)對(duì)影響產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量形成過(guò)程的技術(shù)、管理和人員等因素的控制作出統(tǒng)一的規(guī)定。不同文件在各個(gè)層次和文件質(zhì)量方面應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序、要素和內(nèi)容的取舍得當(dāng)。具體操作時(shí)應(yīng)注意：物業(yè)管理企業(yè)對(duì)其質(zhì)量體系所采用的全部要素、要求、規(guī)定，都要有系統(tǒng)、有條理地制訂成各項(xiàng)方針和程序；所有的質(zhì)量文件必須按規(guī)定的方法編輯成冊(cè)；各層次文件應(yīng)分布合理、相互協(xié)調(diào)、互相印證；各層次文件應(yīng)涉及質(zhì)量體系的一個(gè)獨(dú)立的邏輯方面。

質(zhì)量體系文件的編寫(xiě)要符合法規(guī)性的要求。質(zhì)量體系文件是一個(gè)組織實(shí)施質(zhì)量管理和質(zhì)量保證活動(dòng)的準(zhǔn)則，因此，質(zhì)量體系文件的法規(guī)性準(zhǔn)則主要體現(xiàn)在：

①質(zhì)量體系文件應(yīng)在總體上遵循ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的要求。

②結(jié)合本企業(yè)組織的特點(diǎn)，質(zhì)量體系文件應(yīng)符合國(guó)家/地方/行業(yè)有關(guān)的法規(guī)、規(guī)范。

③質(zhì)量體系文件對(duì)企業(yè)組織內(nèi)部而言就是必須執(zhí)行的“法規(guī)”文件。

質(zhì)量體系文件應(yīng)具有較高的增值性。質(zhì)量體系文件的編制和適用是一個(gè)過(guò)程，這個(gè)過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、高增值的轉(zhuǎn)換過(guò)程。

一般來(lái)說(shuō)，質(zhì)量體系文件將隨著質(zhì)量體系的不斷改善而完善，而這種動(dòng)態(tài)的增值作用對(duì)公司的影響也應(yīng)該是越來(lái)越顯著。質(zhì)量體系文件要符合適宜性的要求。質(zhì)量體系文件的編制和形式應(yīng)做到充分考慮物業(yè)管理企業(yè)自身的組織規(guī)模、管理經(jīng)驗(yàn)、物業(yè)管理質(zhì)量活動(dòng)的具體性質(zhì)、物業(yè)管理所提供的服務(wù)的特點(diǎn)等因素。質(zhì)量體系文件的詳略程度應(yīng)與其企業(yè)人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)相適宜，以使體系文件保持一個(gè)合理的水平，以便有效地貫徹實(shí)施。 

法規(guī)性：質(zhì)量體系文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行；文件如需修改，需按規(guī)定的程序執(zhí)行；文件也是評(píng)價(jià)質(zhì)量體系實(shí)際運(yùn)作的依據(jù)。

適應(yīng)性：實(shí)驗(yàn)室應(yīng)根據(jù)各自的性質(zhì)、任務(wù)和特點(diǎn)，制定適合自身質(zhì)量方針以及檢測(cè)工作特點(diǎn)和需要的，具有可操作性的質(zhì)量體系文件。

見(jiàn)證性：為社會(huì)提供公正數(shù)據(jù)的機(jī)構(gòu)，其數(shù)據(jù)必須有法律辯護(hù)依據(jù)。同時(shí)，湖南iso三體系認(rèn)證的建立、運(yùn)行和效果依賴于有效的監(jiān)督機(jī)制；因此，各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)應(yīng)具有可溯性和見(jiàn)證性，以便通過(guò)各項(xiàng)紀(jì)錄及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏規(guī)的未受控環(huán)節(jié)以及質(zhì)量體系的缺陷和漏洞，對(duì)質(zhì)量體系進(jìn)行自我監(jiān)督、自我完善、自我提高。