今天，繼續推出中國認可的專欄文章《CNAS認證機構專項監督及確認審核典型案例及解析》，希望對讀者有所幫助。 案例一 1.1 案例基本情況 某鋁業有限公司質量管理體系（QMS）、環境管理體系（EMS）、職業康健安全管理體系（OHSMS）初次認證檔案存在兩個問題： 1）該企業生產為3班制，一階段審核組也收集到了該信息，但二階段審核策劃未考慮組織倒班生產的情況，也未記錄不對夜班生產進行現場審核的理由； 2）申請評審表中企業人數是615人，審核檔案中生產技術部檢查單描述本部門員工1200人，企業認證風險評價調查表顯示體系相關人數1902人，審核過程未關注企業人數與審核方案策劃時依據的人數的差異。 1.2 案例解析 1.2.1 背景資料 1） CNAS-CC105：2016《確定管理體系審核時間（QMS、EMS、OHSMS）》中規定：當產品或服務的實現過程分班次運行時，認證機構對每個班次的審核程度取決于每個班次完成的過程以及客戶所證實地對每個班次控制水平。如果認證機構不對其他班次進行審核，則應記錄這樣做的理由。 通常情況下，實行三班倒的夜班控制水平往往低于正常班次，可能出現私自關閉環保設施、安全管理崗位人員缺席、操作人員疲勞上崗等情況，基于風險的考慮，審核方案策劃及現場審核應重點關注夜班生產情況，并對夜班生產現場進行審核。如果認證機構不對夜班生產現場進行審核，應有充分的理由證明通過其它方式的審核可以達到同樣效果。 本案例中，鋁生產企業的環境管理體系和職業健康安全管理體系均屬于高級別的一級風險風險類別，通常情況應對夜班生產現場進行審核。 2） 審核時間與審核組的委派、審核有效性直接相關，企業人數是確認審核時間的重要依據。認證機構從申請評審直至整個審核過程都應關注企業人數的變化或差異，并及時對審核時間進行調整。本案例中，審核員現場記錄了組織的實際人數，且與審核方案策劃存在較大差異，但并未對此信息給予關注，并協調機構及時調整審核時間。 1.2.2涉及不符合條款 CNAS-CC01：2015《管理體系認證機構要求》 9.1.3.5 如果客戶采用輪班作業，應在建立審核方案和編制審核計劃時考慮在輪班工作中發生的活動。 9.5.3.1 為使認證機構做出認證決定，審核組至少應向認證機構提供以下信息： …… c）對提供給認證機構用于申請評審（見9.1.2）的信息的確認； …… 1.3 不符合原因分析及糾正與糾正措施 1.3.1 原因分析（不限于） 1）對輪班作業情況，認證機構審核方案策劃的要求不明確。 2）審核組長制定審核計劃時未關注客戶輪班作業情況。 3）申請評審未與客戶進行充分溝通，未強調提交信息與實際不符可能存在的風險。 4）機構沒有明確如下要求：審核組對申請信息進行核實，如有不一致應通報給機構，以便對審核方案和審核計劃進行調整； 5）認證決定人員未嚴格把關，未發現企業人數存在的較大差異及審核組對企業輪班作業關注不足的問題。 1.3.2 糾正及糾正與糾正措施 1）準確核實組織人數及實際運作情況。 2）對初次審核檔案進行評價，重新制定審核方案，針對審核人日減少、審核不充分部分及夜班作業現場進行補充審核。 3） 修訂相關文件，增加在建立審核方案和編制審核計劃時考慮輪班作業活動；明確規定現場審核過程中，當發現可能導致審核目的無法實現的緊急和重大風險時，審核組應采取的措施。 4） 將修訂后的文件下發審核員及方案策劃人員，并進行培訓。 5）舉一反三，對類似項目的審核檔案進行復核，出現類似問題應采取有效措施。 案例2 2.1 案例基本情況 查XX石油管理局井下作業公司的質量管理體系（QMS）再認證檔案：該組織總部位于吉林省，設有10個分公司，其中4個分別在新疆、內蒙古、山西、陜西。認證范圍覆蓋總部及所有分公司的業務活動，但審核方案策劃及現場審核均未將上述4家分公司納入抽樣范圍。 2.2 案例解析 2.2.1背景資料 1）XX石油管理局井下作業公司（以下簡稱井下公司）質量管理體系認證證書的認證范圍覆蓋井下公司及分公司的所有業務活動。管理體系文件描述，井下公司有10個分公司，其中6家分公司在吉林省，還有4個分公司分別位于新疆、內蒙古、山西、陜西，遠離井下公司總部。新疆、陜西分公司除了石油井下作業外，還涉及天然氣井業務，分公司職工人數都在500人左右，規模較大。 2）CNAS-CC11：2016《多場所組織的審核與認證》中規定，如果多場所組織的不同場所的過程或活動存在根本不同，那么即使這些場所可能是在同一個管理體系下，對這類組織的審核也不適用抽樣。如果認證機構擬減少對每個場所的完整審核，應確定是否有減少審核的正當理由。針對本案例，新疆、陜西兩個分公司除了石油井下作業外，還涉及天然氣井業務，與其余8個分公司的業務存在不同，不適用于整體抽樣，應對新疆、陜西兩個分公司進行單獨抽樣。 3）CNAS-CC11：2016《多場所組織的審核與認證》規定，認證機構宜定義分場所活動的風險水平，并確定適用于不同風險水平的抽樣數量。文件針對分場所活動風險水平中等以下，每個場所的員工數量少于50 人的情況給出了抽樣建議，如初次審核：樣本的數量宜為分場所總數量的平方根；監督審核：每年的抽樣數量為分場所總數量的平方根乘以0.6；再認證審核：樣本的數量宜于初次審核相同。但是，如果證明管理體系在三年的周期中是有效的，樣本的數量可以乘以0.8。 這里需要強調，對于風險程度較高、人數較多的分場所的抽樣應考慮增加抽樣數量。本案例中分場所業務活動為石油、天然氣井下作業，分公司職工人數都在500人左右，風險相應較高，應考慮增加抽樣數量。 4）CNAS-CC01：2015《管理體系認證機構要求》規定，管理體系認證證書認證應標明獲得認證組織的名稱和地理位置，尤其是有多場所的組織，應當在證書中明確認證范圍內總部和所有分場所的地理位置。針對本案例，如果認證機構策劃的分場所抽樣方案中未包括新疆、內蒙古、山西、陜西4個分公司，認證范圍中應排除上述4個分公司，并在認證證書中加以明確。 2.2.2 涉及不符合條款 CNAS-CC01:2015《管理體系認證機構要求》 9.1.5多場所的抽樣 當客戶管理體系包含在多個地點進行的相同活動時，如果認證機構在審核中使用多場所抽樣，則應制定抽樣方案以確保對該管理體系的正確審核。認證機構應針對每個客戶將抽樣計劃的合理性形成文件。一些特定的認證方案不允許抽樣，如果特定認證方案已經建立了具體準則[例如ISO/TS 22003（CNAS-CC18）]，應采用這些準則。 注：當多場所不是覆蓋相同的活動時，抽樣是不適宜的。 2.3 不符合原因分析及糾正與糾正措施 2.3.1 原因分析（不限于） 1) 認證機構對相關認可要求理解不到位，程序文件中對分場所的抽樣要求規定不明確。 2) 申請評審及審核方案策劃人員能力不足，不掌握分場所抽樣要求。 3) 申請評審及審核方案策劃人員責任心不強，分場所信息收集不全，或未對組織提供的信息進行充分確認。 4) 現場審核時，審核組未關注組織實際情況與審核方案策劃信息不一致的問題，或發現不一致未及時采取措施。 5) 出于市場及企業認證成本壓力,認證機構沒有嚴格把關，未對總部所在地之外的分場所進行抽樣。 2.3.2 糾正與糾正措施（不限于） 1）修改相關程序文件，明確多場所抽樣要求及操作方法，并對相關認證人員進行培訓。 2）重新策劃多場所抽樣方案，與XX石油管理局井下公司溝通，安排補充審核。 3）重新界定認證范圍，換發符合要求的認證證書，明確管理覆蓋范圍不含未進行有效抽樣的分公司。 4）舉一反三，由有能力的人員對類似的的審核檔案進行核查，發現問題采取相應措施。 5）制定內部管理程序，對不能執行程序規定的認證人員，增設處罰要求，控制認證風險。 案例3 3.1 案例基本情況 南京XX有限公司為某機構的質量管理體系（QMS）獲證企業，最近一次的審核類型為第一次監督。經CNAS確認審核發現如下問題： 1）經企業書面確認：隨著業務量變化企業人數在180-350人之間變動，而審核按照50人策劃，安排1.5人日； 2）企業在監督審核時提供了四個項目現場：建筑工程（南京）、化學清洗（南京）、機電工程（江陰）、防腐保溫（江陰），審核記錄顯示審核組均進行了審核。但現場審核安排4個項目由一個審核員在8月13日13時至16時20進行審核； 3）企業文件描述需確認的過程有：混凝土澆筑、焊接、油漆防腐、防水等。審核報告中描述焊接和熱鍍鋅為需確認的過程，但CNAS確認審核時經企業確認從無熱鍍鋅過程。追蹤審核記錄，審核員對特殊過程審核不充分。 3.2 案例解析 3.2.1 背景資料 項目現場是反映獲證企業過程運作情況、質量管理體系運行有效性的重要場所。對項目現場的審核是否有效，一是取決于審核員能力，特別是與項目現場相關的專業能力。二是要有合理、充裕的審核時間。 在確定審核時間時，應考慮（但不限于）： a）相關管理體系標準的要求； b）客戶及其管理體系的復雜程度； c）技術和法規環境； d）管理體系范圍內活動的分包情況； e）以前審核的結果； f）場所的數量和規模、地理位置以及對多場所的考慮； g）與組織的產品、過程或活動相關聯的風險； h）是否是結合審核、聯合審核或一體化審核。 有效人數是用以計算管理體系審核時間的基礎。CNAS-CC105：2016中明確：有效人數包括認證范圍內涉及的所有人員（含每個班次的人員）。覆蓋于認證范圍內的非固定人員（如：承包商人員）和兼職人員也應包括在有效人數內。本案例中，企業申請上報的體系覆蓋人數與實際情況存在較大差異，而申請評審人員、審核方案策劃人員、審核員均未發現此問題，造成審核時間不足，影響審核有效性。 CNAS-CC105：2016中1.2.1.3規定：旅途（往返途中或在場所之間的途中）以及其他任何中斷休息不能計入現場的管理體系認證審核時間。在確定審核時間時，要收集項目現場的有關信息。如：項目現場與總部或其他項目現場的距離及路途所用的時間；項目現場的人數，包括企業的固定工、臨時工，承包商的人員，兼職人員；項目的進展情況等信息。本案例中，機構沒有收集必要的信息，只按照固定工50人計算審核人日，也沒有考慮項目現場審核所需要的路途時間。 針對需要確認過程的審核問題，存在企業文件、審核報告、企業實際三個層面的不一致，審核組對需要確認的過程的審核存在嚴重偏差。 3.2.2涉及不符合條款（不限于） CNAS-CC01：2015《管理體系認證機構要求》 9.4.8.2 審核組長應確保審核報告的編制，并應對審核報告的內容負責。審核報告應提供對審核的準確、簡明和清晰的記錄，以便為認證決定提供充分的信息，并應包括或引用下列內容： …… 9.6.2.2監督審核是現場審核，但不一定是對整個體系的審核，并應與其他監督活動一起策劃，以使認證機構能對獲證客戶管理體系在認證周期內持續滿足要求保持信任。相關管理體系標準的每次監督審核應包括對以下方面的審查： …… f）持續的運作控制； …… CNAS-CC11：2008 5.3.4初次審核和監督所用的總時間為用在每個場所和中心辦公室的時間之和，而且絕不宜少于將所有的工作都集中到一個場所進行（即組織的所有員工都在一個場所）時，根據運作的規模和復雜程度計算出的審核時間。 CNAS-CC105：2015《確定管理體系審核時間（QMS、EMS、OHSMS）》 1.2.1.3旅途（往返途中或在場所之間的途中）以及其他任何中斷休息不能計入現場的管理體系認證審核時間。 3.3 不符合原因分析及糾正與糾正措施 3.3.1原因分析（不限于） 1）機構為了節約成本，一味地壓縮審核時間，不合理減少人日數是重要原因。 2）CNAS-CC11：2008和CNAS-CC105：2015理解不到位，對多場所的審核時間要求和企業體系覆蓋人日的差異關注不夠。 3）有關的程序文件和作業文件對審核人日計算與核實要求規定不明確。 4）審核方案管理人員能力不足。 5）審核組長工作不認真，編制的審核計劃不能實施，審核報告出現與企業實際情況不符合的問題。 6）專業審核員能力不足，或責任心不強，對需要確認的過程審核不到位。 3.3.2糾正與糾正措施（不限于） 1）立即與企業聯系，委派有能力的審核組進行補充審核，重新實施認證決定。 2）舉一反三，發現類似情況，采取相應措施。 3）對發生問題的專業審核員重新進行專業能力評價，視評價的結果采取相應的措施。 4）對相關責任人進行批評教育和職業素質培訓與考核。 5）對有關人員進行CNAS-CC11：2008和CNAS-CC105：2015培訓。 6）修訂有關的程序文件和作業文件，對修訂后的文件進行培訓。